I. Zamawiający
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Olsztynie
Bałtycka 65, 10-175 Olsztyn
NIP: 739-29-96-445
tel. +48 89 544 38 00
fax +48 89 544 38 11
e-mail: pcpr@powiat-olsztynski.pl
II. Opis Przedmiotu Zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie wyjazdowych warsztatów dla uczestników i uczestniczek projektu pn. „Aktywizujemy i Usamodzielniamy – 1” finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020.
- W ramach projektów wsparcie skierowane będzie łącznie do 55 osób w podziale na następujące grupy:
1) 15 wychowanków pieczy zastępczej (9 osób z terenu Powiatu Olsztyńskiego, 6 osób z terenu Powiatu Nidzickiego) w wieku 15–16 lat, którzy przygotowują się do usamodzielnienia
2) 40 osób (28 osób z terenu Powiatu Olsztyńskiego, 12 osób z terenu Powiatu Nidzickiego) w wieku 17-25 lat realizujących Indywidualny Program Usamodzielnienia.
- Zamówienie obejmuje następujący zakres:
1) Promocja zdrowia i aktywnego stylu życia – 2-dniowe warsztaty wyjazdowe dla 15 osób ( w tym 6 z powiatu nidzickiego) w wieku 15 – 16 lat podzielonych na 2 grupy w terminie IX – X 2018 r. Blok zorganizowany w ramach zajęć dwudniowych wyjazdowych, na których zorganizowane zostaną zajęcia warsztatowe z profilaktyki uzależnień, z zasad zdrowego odżywiania, zagrożeń zdrowotnych, wynikających z niewłaściwego żywienia a także działań grupowych i indywidualnych z instruktorem w ramach propagowania konstruktywnego spędzania czasu wolnego i aktywnego trybu życia. Podczas wyjazdu przewidziane zostało 8 godzin zajęć warsztatowych dla każdej grupy, co daje łącznie 16 godzin.
a) zamawiający dopuszcza organizacje warsztatów dla obu grup jednocześnie pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków,
b) Zamawiający zapewni opiekuna/wychowawcę – maksymalnie 2 osoby na grupę,
c) W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:
-transport uczestników/uczestniczek w obie strony z terenu Miasta Olsztyna oraz Miasta Nidzica. Miejsce docelowej zbiórki będzie ustalone pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą,
– trenerów,
– zakwaterowanie uczestników/uczestniczek w pokojach maksymalnie trzyosobowych,
– zakwaterowanie opiekuna/wychowawcy w pokoju jednoosobowym,
– wyżywienie dla uczestników/uczestniczek, trenerów oraz opiekuna/wychowawcy tj. obiad i kolację pierwszego dnia, śniadanie i obiad drugiego dnia,
– objęcie ubezpieczeniem NNW wszystkich osób.
2) Wyjazd edukacyjno – wzmacniający dla 15 osób (w tym 6 z powiatu nidzickiego) w wieku 15 – 16 lat podzielonych na 2 grupy. 2-dniowy wyjazd w terminie X-XI.2019 r. podsumowujący zdobyte przez wychowanków umiejętności oraz zaprezentowanie ich wśród rówieśników w szerszym gronie. Podczas wyjazdu przewidziane zostało 8 godzin zajęć warsztatowych dla każdej grupy, co daje łącznie 16 godzin. Uczestnicy/ki do czasu wyjazdu zrealizują warsztaty z zakresu rozwoju osobistego (komunikacja społeczna, motywacja, budowanie własnej wartości, zasad savoir -vivre, radzenia sobie ze stresem, umiejętności rozwiązywania konfliktów, zarządzania czasem), Treningu Zastępowania Agresji, treningu kompetencji wychowawczych, działań ukierunkowanych na planowanie swojej kariery zawodowej, indywidualnego poradnictwa zawodowego, szkolenie umożliwiające nabycie lub podwyższenie nabyte umiejętności. Warsztaty zorganizowane podczas wyjazdu powinny mieć na celu usystematyzowanie wiedzy z powyższego zakresu, wzmocnienie mocnych stron oraz podniesienie samooceny uczestnika/i projektu a także podwyższenie motywacji do samodzielnego funkcjonowania w środowisku.
a) zamawiający dopuszcza organizacje warsztatów dla obu grup jednocześnie pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków.
b) Zamawiający zapewni opiekuna/wychowawcę – maksymalnie 2 osoby na grupę,
c) W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:
– transport uczestników/uczestniczek w obie strony z terenu Miasta Olsztyna oraz Miasta Nidzica. Miejsce docelowej zbiórki będzie ustalone pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą,
– trenerów,
– zakwaterowanie uczestników/uczestniczek w pokojach maksymalnie trzyosobowych,
– zakwaterowanie opiekuna/wychowawcy w pokoju jednoosobowym,
– wyżywienie dla uczestników/uczestniczek, trenerów oraz opiekuna/wychowawcy tj. obiad i kolację pierwszego dnia, śniadanie i obiad drugiego dnia,
– objęcie ubezpieczeniem NNW wszystkich osób.
3) Promocja zdrowia i aktywnego stylu życia – 2-dniowe warsztaty wyjazdowe dla 40 osób ( w tym 12 z powiatu nidzickiego) w wieku 17-25 lat podzielonych na 4 grupy w terminie X – XI 2018r. Blok zorganizowany w ramach zajęć dwudniowych wyjazdowych, na których zorganizowane zostaną zajęcia warsztatowe z profilaktyki uzależnień, z zasad zdrowego odżywiania, zagrożeń zdrowotnych, wynikających z niewłaściwego żywienia a także działań grupowych i indywidualnych z instruktorem w ramach propagowania konstruktywnego spędzania czasu wolnego i aktywnego trybu życia. Podczas wyjazdu przewidziane zostało 8 godzin zajęć warsztatowych dla każdej grupy, co daje łącznie 32 godziny.
a) zamawiający dopuszcza organizacje warsztatów dla kilku grup jednocześnie pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków.
b) Zamawiający zapewni opiekuna/wychowawcę – maksymalnie 2 osoby na grupę,
c) W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:
– transport uczestników/uczestniczek w obie strony z terenu Miasta Olsztyna oraz Miasta Nidzica. Miejsce docelowej zbiórki będzie ustalone pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą,
– trenera (1 trener na jedną grupę ),
– zakwaterowanie uczestników/uczestniczek w pokojach maksymalnie trzyosobowych,
– zakwaterowanie opiekuna/wychowawcy w pokoju jednoosobowym,
– wyżywienie dla uczestników/uczestniczek, trenera oraz opiekuna/wychowawcy tj. obiad i kolację pierwszego dnia, śniadanie i obiad drugiego dnia,
– objęcie ubezpieczeniem NNW wszystkich osób.
- Wszystkie warsztaty wyjazdowe muszą mieć miejsce na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.
- Zakwaterowanie nie może być w pokojach koedukacyjnych.
- Do obowiązków Wykonawcy należy:
- prowadzenie dokumentacji w zakresie prowadzonych działań,
- współpraca z koordynatorem projektu pn.: „Aktywizujemy i usamodzielniamy – 1” oraz z innymi pracownikami zatrudnionymi w projekcie,
- prowadzenie zajęć zgodnie z harmonogramem ustalonym i zatwierdzonym przez Zamawiającego,
- umieszczenie logo RPO WiM 2014-2020 i logo Unii Europejskiej na wszystkich dokumentach i materiałach dotyczących realizacji zajęć oraz na zaświadczeniach, zgodnie z Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020,
- zapewnienie sal wykładowych – w których będą się odbywały zajęcia – dostosowanych do ilości osób skierowanych na zajęcia warsztatowe z uwzględnieniem osób z niepełnosprawnościami, odpowiednio wyposażonych w sprzęt i pomoce dydaktyczne umożliwiające prawidłową realizację zajęć,
- oznaczenia sal wykładowych w których będą odbywały się zajęcia poprzez umieszczenie- informacji promującej projekt,
- zorganizowanie działań grupowych i indywidualnych z instruktorem w ramach propagowania konstruktywnego spędzania czasu wolnego i aktywnego trybu życia – dotyczy wyjazdów
z promocji zdrowia i aktywnego stylu życia, - zapewnienie uczestnikom i uczestniczkom projektu, w ramach kosztów usługi dostępu do wszelkich możliwości form spędzania czasu wolnego podczas całego pobytu zgodnie z potencjałem Wykonawcy,
- organizacji czasu wolnego uczestników i uczestniczek projektu podczas całego pobytu, zgodnie z potencjałem Wykonawcy – poza wyznaczonymi warsztatami a także w przypadku wyjazdów z promocji zdrowia i aktywnego stylu życia poza działaniami grupowymi i indywidualnymi z instruktorem,
- zapewnienia jednej przerwy kawowej podczas zajęć warsztatowych dla uczestników/uczestniczek, na której zagwarantowane będą co najmniej: kawa, herbata, woda, mleko, cukier, cytryna, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka.
- Zamawiający zastrzega, że ilość osób może zostać zmniejszona z powodu rezygnacji uczestników/uczestniczek z projektu co będzie się wiązało z proporcjonalnym zmniejszeniem wynagrodzenia Wykonawcy.
- Wykonawca zobowiązany jest do monitorowania obecności uczestników/uczestniczek poprzez bieżące informowanie opiekuna – wychowawcy wskazanego przez Zamawiającego o przypadkach braku obecności na zajęciach.
- Szczegółową listę uczestników/uczestniczek warsztatów Zamawiający przekaże wybranemu w toku postępowania Wykonawcy. W przypadku rezygnacji uczestnika/uczestniczki z udziału w warsztatach Zamawiający może wskazać kolejną osobę z listy rezerwowej pod warunkiem nieprzekroczenia ostatecznie maksymalnej liczby odbiorców wsparcia.
- Do obowiązków Zamawiającego należy:
- stała współpraca z Wykonawcą,
- przekazanie listy uczestników/uczestniczek wraz z niezbędnymi danymi do ubezpieczenia oraz kontaktu z W/w,
- informowanie uczestników/uczestniczek o miejscu i terminie wyjazdu,
- przyjmowanie i weryfikacja wszelkich dokumentów powstałych w toku wykonywania zamówienia.
- Szczegółowy plan poszczególnych warsztatów zostanie uzgodniony z wyłonionym w toku postępowania wykonawcą.
III. Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy do 30 listopada 2019 roku (szczegółowe terminy będą ustalane z Zamawiającym).
IV. Warunki uczestnictwa w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, przeprowadzili zorganizowane warsztaty z zakresu zgodnego z przedmiotem zamówienia lub zorganizowali pobyt z noclegiem i wyżywieniem dla co najmniej 2 grup liczących minimum 5 osób każda.
W celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu należy załączyć do formularza oferty wykaz zorganizowanych warsztatów podając ich miejsce, zleceniodawcę, szczegółowy zakres oraz liczbę uczestników/lub liczbę zorganizowanych pobytów zgodnie z załącznikiem nr 2 do ogłoszenia.
V. Kryteria oceny ofert.
- Cena (wskaźnik C) – waga: 100 %
Wskaźnik „C” obliczany będzie wg wzoru:
C = (Cn/Cb) x 100
gdzie:
Cn – najniższa cena oferty spośród ofert nie podlegających odrzuceniu,
Cb – cena oferty badanej,
- Cena oferty musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia, w tym dojazd, wyżywienia, zakwaterowania. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu zamówienia nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia ryczałtowego określonego w ofercie.
VI. Opis sposobu przygotowywania oferty oraz termin i miejsce składania ofert
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
- Zaleca się, aby pierwszą stronę oferty stanowił formularz oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
- Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem.
- Wszystkie opracowane przez Zamawiającego załączniki do niniejszego zapytania ofertowego stanowią wyłącznie propozycję co do formy wymaganych dokumentów. Dopuszcza się przedstawienie wymaganych załączników w formie własnej opracowanej przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż będą one zawierać wszystkie żądane przez Zamawiającego informacje.
- Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
- Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę.
- Wykonawca zamieszcza ofertę w kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanej w następujący sposób: „Oferta na warsztaty wyjazdowe dla uczestników/uczestniczek projektu Aktywizujemy i Usamodzielniamy – 1” lub przesyła skan formularza oferty wraz z oświadczeniem/ami (i dokumentami potwierdzającymi spełnianie warunków udziału w postępowaniu) na adres e-mail Zamawiającego: pcpr@powiat-olsztynski.pl w tytule wiadomości wpisując „Oferta na warsztaty wyjazdowe dla uczestników/uczestniczek projektu Aktywizujemy i Usamodzielniamy – 1”.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne (lub pocztą elektroniczną) powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być oznaczone słowami „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
- Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, ul. Bałtycka 65, 10-175 Olsztyn lub na adres e-mail: pcpr@powiat-olsztynski.pl do dnia 9 lipca 2018 r. do godz. 12:00.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy.
VII. Informacje o formalnościach przed podpisaniem umowy
- Umowa zostanie podpisana na warunkach określonych w niniejszym ogłoszeniu, w miejscu i terminie ustalonym z Zamawiającym.
- Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia szczegółowych konspektów warsztatów, celem weryfikacji ich zgodności z zapisami wniosku o dofinansowanie.
VIII. Istotne postanowienia umowy
- Kary umowne dla części 1 i 2:
- Wykonawca odpowiada za sumienne i staranne wykonanie spraw zleconych. Odpowiedzialność Wykonawcy z jakiegokolwiek tytułu, w tym nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy ograniczona jest do kwoty strat poniesionych przez Zamawiającego, jednak nie wyżej niż kwota wynagrodzenia otrzymanego przez Wykonawcę.
- Warunki zmiany umowy:
- zmiana terminu wykonania:
- na skutek uzgodnień pomiędzy Stronami dotyczących skrócenia terminu o uzgodniony okres,
- z powodu przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy, skutkujących niemożliwością realizacji Umowy w terminie,
- zmiana sposobu realizacji umowy wynikająca ze zmian w obowiązujących przepisach prawa w zakresie wynikającym ze zmian przepisów,
- zmiana przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, powodująca konieczność dostosowania umowy do zmiany przepisów, która nastąpiła w trakcie realizacji umowy,
- zmniejszenie zakresu umowy, a tym samym wynagrodzenia, z przyczyn o obiektywnym charakterze lub istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie części zakresu realizacji umowy nie leży w interesie Zamawiającego w tym w przypadku zmniejszenia liczy uczestników/uczestniczek projektu.
IX. Porozumiewanie się Wykonawców z Zamawiającym
- Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.
- Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje ujawnionym w toku postępowania Wykonawcom, bez ujawniania źródła zapytania oraz udostępnia na stronie internetowej.
- Wszelkie zapytania dotyczące procedury należy kierować na adres e-mail Zmawiającego: pcpr@powiat-olsztynski.pl.
Załącznik nr 1: Formularz oferty